Отдел документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения (далее – ОДО) является самостоятельным структурным подразделением университета, в состав которого входит архив. Отдел создан приказом ректора университета от 01.03.2019 № 316 путем реорганизации структурного подразделения университета – канцелярии. В состав отдел документационного обеспечения входит архив университета.

Основными задачами отдела документационного обеспечения являются

  1. Формирование полноценного документационного фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности университета.
  2. Руководство, координация, контроль и реализация работ по функционированию в университете управления автоматизированной системы документационного обеспечения управления.
  3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с электронными документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормами.
  4. Сокращение бумажного документооборота, количества форм документов и увеличение количества автоматизированных рабочих мест ведомственной системы электронного документооборота.
  5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной оргтехники.
  6. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению, в том числе через систему межведомственного электронного документооборота.
  7. Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.
  8. Обеспечение контроля за исполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства университета и обращений граждан и юридических лиц.
  9. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования, образующихся в деятельности университета документов и дел, законченных делопроизводством.
  10. Осуществление контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях университета.
  11. Совершенствование форм и методов работы с документами.

Штатный состав отдела документационного обеспечения и контактная информация

Начальник отдела документационного обеспечения – ПАЛИЙ Нина Владимировна (каб. 2-17) тел. 51-00-74 факс 51-00-71
Инспектор – КОНЧИЦ Нина Михайловна
Инспектор – КИРЕЕНКО Анна Олеговна
Зав.архивом – ГАТАЛЬСКАЯ Надежда Дмитриевна ( каб. 0-41) тел. 51-00-56
Архивариус – ДАВЫДЕНОК Юлия Сергеевна 

Общие положения

1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным подразделением учреждения образования «Гомельский государственный университет имени Франциска Скорины» и подчиняется непосредственно первому проректору.
2. Отдел документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется:

  • законодательством Республики Беларусь;
  • Уставом университета;
  • организационно-распорядительными и нормативными документами университета;
  • правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы и Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь;
  • другими действующими нормативами документами по вопросам документооборота; положением об отделе документационного обеспечения;

3. Деятельность работников отдела документационного обеспечения регламентируется должностными инструкциями, которые предусматривают распределение работ в зависимости от сложности выполнения и квалификации исполнителей.
4. Отдел документационного обеспечения имеет круглую печать с обозначением своего наименования, а также печати и штампы для осуществления операций, входящих в его компетенцию.

Отдел документационного обеспечения имеет право

  1. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений университета выполнения установленных правил работы с документами.

  2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы отдел документационного обеспечения в пределах своей компетенции.

  3. Проводить проверки работы с документами в структурных подразделениях университета.

  4. Ставить на контроль исполняемые в университет документы, определять необходимые контрольные сроки исполнения.

Основные направления и результаты деятельности

  1. Прием, обработка, регистрация, учет, доведение до руководства и подразделений университета входящих и внутренних документов, контроль за их исполнением, отправка исходящих документов.

  2. Разработка и внедрение инструкций, положений и других нормативных и методических документов, регламентирующих делопроизводство в университете.

  3. Рассмотрение организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству, с целью контроля за правильностью их оформления.

  4. Разработка сводной номенклатуры дел.

  5. Разработка и проектирование бланков документов и участие в разработке печатей.

  6. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях университета. Проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела документационного обеспечения.

  7. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

  8. Проставление печатей и штампов на документах.

Архив

В своей работе архив руководствуется законодательными актами Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела, инструкциями, приказами, методическими рекомендациями Государственной архивной службы и Госстандарта Республики Беларусь, приказами и распоряжениями ректора университета, инструкцией по делопроизводству, положением об архиве.

Основные задачи архива

  1. Прием, регистрация. Систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.
  2. Комплектование документами, образовавшимися в процессе деятельности структурных подразделений университета, законченных делопроизводством.
  3. Учет и создание научно-справочного аппарата, организация работы использованию документов, хранящихся в архиве.
  4. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования. Подготовки и сдачи дел в архив.
  5. Контроль за формированием дел в делопроизводстве университета.

Образцы документов

Образец акта
Образец приказа
Образец письма
Образец распоряжения

Фото сотрудников

Палий Нина Владимировна
Палий Нина Владимировна 
Гатальская Надежда Дмитриевна, Давыдёнок Юлия Сергеевна
Гатальская Надежда Дмитриевна, Давыдёнок Юлия Сергеевна
Киреенко Анна Олеговна
Киреенко Анна Олеговна
Кончиц Нина Михайловна
Кончиц Нина Михайловна